1. Хто ми
Hotel Upwork — сервіс для управління готелями (бронювання, гості, оплати, прибирання, комунікація), що надається компанією-власником продукту Hotel Upwork ("ми", "нас", "наш"). Ця Політика застосовується до власників готелів, менеджерів та персоналу, які використовують Hotel Upwork ("користувачі"), а також до гостей, чиї дані вносяться в систему готелями-клієнтами.
Якщо у вас є запитання щодо цієї Політики або обробки ваших даних — зверніться до нас за контактами, вказаними у розділі 12.
2. Які дані ми обробляємо
2.1 Дані облікового запису
- ім'я, прізвище, email, телефон працівника готелю;
- роль у системі (Власник, Менеджер, Рецепція, Прибирання);
- пароль зберігається виключно у вигляді захешованого значення — ми не бачимо і не зберігаємо пароль у відкритому вигляді.
2.2 Дані про готель
- назва, адреса, контакти готелю;
- номерний фонд, ціни, правила проживання та скасування.
2.3 Дані гостей
Готелі-клієнти вносять у Hotel Upwork дані власних гостей для оформлення бронювань: ім'я, телефон, email, дати проживання, побажання та історію оплат. Щодо цих даних готель є розпорядником (контролером), а Hotel Upwork — обробником, що діє за інструкціями готелю.
2.4 Технічні дані та дані використання
- IP-адреса, тип пристрою та браузера, дата й час входу;
- журнали дій у системі (наприклад, створення бронювання, зміна статусу оплати) — для безпеки та журналу аудиту;
- файли cookie та подібні технології — детально описані в окремій Політиці щодо cookies.
3. Навіщо ми обробляємо дані
- щоб надавати функціонал Hotel Upwork: календар, бронювання, CRM гостей, оплати, прибирання, повідомлення, автоматизації та AI-помічник;
- щоб забезпечити безпечний вхід та розмежування доступу за ролями;
- щоб надсилати службові повідомлення (підтвердження бронювання, нагадування, сповіщення персоналу);
- щоб виявляти й запобігати шахрайству, зловживанням та технічним збоям;
- щоб покращувати продукт на основі знеособленої статистики використання;
- щоб виконувати юридичні зобов'язання (наприклад, облік і звітність, якщо це вимагається законодавством).
4. Правові підстави обробки
- Виконання договору — обробка даних облікового запису та даних готелю, необхідна для надання сервісу.
- Законний інтерес — забезпечення безпеки, запобігання зловживанням, покращення продукту.
- Згода — там, де це прямо вимагається (наприклад, окремі види cookie або маркетингові розсилки, якщо ви на них підписалися).
- Юридичний обов'язок — якщо обробка вимагається чинним законодавством.
6. Скільки ми зберігаємо дані
Дані облікового запису та готелю зберігаються, доки активний обліковий запис або доки цього вимагає законодавство (наприклад, фінансова звітність). Дані гостей зберігаються готелем-клієнтом відповідно до його власної політики зберігання; після видалення бронювання чи гостя дані виключаються з активного використання, але можуть залишатися в резервних копіях обмежений час із міркувань безпеки.
Після деактивації облікового запису готелю ми зберігаємо мінімально необхідні дані протягом розумного строку (типово до 12 місяців) на випадок відновлення доступу або виконання юридичних вимог, після чого дані видаляються або знеособлюються.
7. Ваші права
Залежно від застосовного законодавства (зокрема GDPR для користувачів у ЄС), ви маєте право:
- отримати доступ до своїх персональних даних;
- вимагати виправлення неточних даних;
- вимагати видалення даних ("право бути забутим"), якщо це не суперечить юридичним зобов'язанням;
- обмежити або заперечити проти обробки;
- отримати свої дані у структурованому форматі (право на перенесення даних);
- відкликати згоду в будь-який момент, якщо обробка ґрунтується на згоді;
- подати скаргу до органу захисту персональних даних вашої країни.
Щоб скористатися будь-яким із цих прав, напишіть нам за контактами в розділі 12. Ми відповідаємо на запити протягом розумного строку, зазвичай до 30 днів.
8. Безпека даних
- паролі зберігаються у вигляді захешованих значень, ніколи — у відкритому тексті;
- з'єднання із сервісом шифрується (HTTPS);
- доступ до даних розмежовується за ролями — наприклад, персонал прибирання не отримує доступу до фінансових даних гостей;
- критичні дії (повернення коштів, зміна ролей, деактивація готелю) вимагають додаткового підтвердження.
Жодна система не може гарантувати абсолютну безпеку, але ми вживаємо розумних технічних та організаційних заходів для захисту даних від втрати, неправомірного доступу чи розкриття.
9. Діти
Hotel Upwork призначений для використання власниками готелів та їхнім персоналом і не адресований дітям. Ми свідомо не збираємо дані дітей як користувачів сервісу. Дані дітей-гостей можуть вноситися готелем виключно в контексті бронювання проживання (наприклад, кількість дітей), без створення окремого профілю дитини.
10. Міжнародна передача даних
Якщо дані обробляються чи зберігаються за межами вашої країни (наприклад, на серверах постачальника хостингу в іншій юрисдикції), ми забезпечуємо відповідний рівень захисту даних відповідно до застосовного законодавства, зокрема за допомогою договірних гарантій із постачальниками послуг.
11. Зміни цієї Політики
Ми можемо оновлювати цю Політику у зв'язку зі змінами в сервісі або законодавстві. У разі суттєвих змін ми повідомимо користувачів через email або сповіщення в самому продукті. Дата останнього оновлення вказана на початку сторінки.